Etapas de implementación de un ERP o Sistema Administrativo Integral
Si ya has tomado la decisión de implementar un ERP (Sistema Administrativo Integral) con la visión de crear una ventaja competitiva en tu empresa a través de la estandarización de procesos, de integrar la información y tener controles más efectivos, debes tomar en cuenta algunas consideraciones para que la inversión realizada aporte el valor deseado y puedas tener la certeza de que la solución tecnológica elegida va a tener el desempeño esperado.
Antes de iniciar de manera oficial la implementación de un ERP es conveniente que anticipes algunos aspectos que involucran a tu empresa y tu equipo de trabajo.
A continuación te compartimos algunos consejos que han ayudado a las organizaciones a llevar a cabo su proyecto con éxito:
Consejos para lograr con éxito la implementación de un ERP
1. Asegúrate de contar con el compromiso de la dirección, al ser el eje central de la empresa y tener una visión global su participación es muy valiosa e importante.
2. Implementa un liderazgo integrador, involucra a todas las áreas y todos los niveles de la organización, de esta manera los harás sentirse dueños y parte del proyecto.
3. Asigna recursos al proyecto (económico, humano, de infraestructura).
4. Define de manera clara y funcional los procesos de la empresa.
5. Determina objetivos y metas a alcanzar con este proyecto.
6. Asigna un administrador del proyecto interno que se asegure de dar seguimiento a los avances y compromisos del proyecto.
7. Toma conciencia de los cambios en las tareas y responsabilidades, perfiles de los puestos y procesos los cuales surgen de la innovación tecnológica aplicada en la empresa.
8. Motiva a tu personal para que asistan y participen activamente en las sesiones de capacitación.
Etapas de una implementación de ERP
Un proyecto de implementación de un ERP consta de varias etapas, cada una con su importancia individual, no obstante, al final se crea una sinergia entre todas para lograr los objetivos que se fijaron para tu empresa.
1. PLANEACIÓN DEL PROYECTO ERP
El objetivo de esta etapa es poner en contacto a tu equipo con el de tu proveedor para que en conjunto definan la planeación definitiva y detallada del proyecto, entre las actividades a realizarse están:
- Presentar al equipo de trabajo de tu empresa al consultor que llevará a cabo la implementación.
- Establecer un cronograma de actividades y empatar el mismo con la agenda de todos los involucrados.
- Armar una bitácora de compromisos mandatorios para poder arrancar el Proyecto sin posibles contratiempos o sorpresas.
- Preparar los formatos de cada uno de los procesos así como los datos maestros iniciales que se ingresarán al sistema.
2. ANÁLISIS DEL PROYECTO ERP
En esta fase lo primordial será obtener la lista de requerimientos y funcionalidades acordadas de cada una de las áreas de tu empresa para la implementación y así mismo dicho listado debe ser validado por cada responsable de área para proceder a la configuración de la solución de acuerdo a los procesos y procedimientos definidos.
Durante esta fase se llevan a cabo las siguientes tareas:
- Se definen los alcances específicos del proyecto.
- Se elaboran diagramas de flujo de tus procesos y procedimientos para cada área operativa.
3. DISEÑO DEL PROYECTO ERP
En esta etapa de la implementación de ERP se realiza la configuración de la solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos que en la etapa anterior se definieron.
Es importante en esta etapa que la persona a cargo del proyecto de parte de la empresa mantenga el contacto con el proveedor para validar cualquier duda que pudiera surgir ya que en esta etapa la solución va tomando forma para quedar adecuada a las necesidades reales del negocio.
4. PRUEBAS DEL PROYECTO ERP
Cuando se llega a este punto de la implementación, es el momento de validar si lo que definiste en el análisis y planeación va de acuerdo al resultado obtenido. Esto se logra realizando escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones que recreen las circunstancias del día a día.
Es indispensable que en esta fase del proyecto cada una de las personas encargadas de las diversas áreas participen activamente en la revisión y validación de cada proceso, así como de cada funcionalidad de la herramienta y de la información que se obtiene, para asegurarse que realmente van a recibir del sistema esa ventaja para hacer su trabajo más eficiente. Es muy importante confirmar que todos los procesos y requerimientos clave de la operación del día a día estén completamente validados y cerrados en esa etapa para evitar sorpresas en la etapa de capacitación o liberación del proyecto.
5. CAPACITACIÓN PARA UTILIZAR EL SISTEMA ERP
Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todos los usuarios finales, aquí la motivación y participación de todos los involucrados muy importante ya que es cuando van a tener la experiencia real con el ERP y sobre todo se prepararán para dominar el uso de la solución. La comunicación total con el consultor es muy relevante en este paso, se deben de externar todas las dudas en cuanto a procesos y funciones, esto con el fin de obtener el máximo provecho de la herramienta.
Al finalizar la capacitación la empresa se debe asegurar de encargar a cada usuario que realice operaciones diarias de práctica en el sistema, a manera de tarea, desde ese día hasta la liberación, para reforzar la capacitación recibida, ya que de no hacerlo existe el riesgo de que la persona pierda el conocimiento obtenido en esta etapa.
6. LIBERACIÓN DEL PROYECTO O PUESTA EN MARCHA
Llegamos al final del proceso de implementación, la etapa de liberación, que es la salida en vivo para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su totalidad con el apoyo del proveedor en la etapa inicial. Una vez terminada esta fase y cuando los usuarios ya manejan de manera eficiente la solución de acuerdo a las tareas asignadas, se inicia un proceso de mejora continua con el fin de optimizar el trabajo y obtener los resultados esperados en la etapa de preparación.
La implementación de un ERP representa retos y cambios en la organización, es un proyecto muy importante que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación de todas las áreas que forman la empresa, no obstante, si existe un compromiso mutuo de parte del proveedor y del cliente durante todo el proceso, el resultado será una exitosa integración de tus operaciones, acceso a información completa para toma de decisiones así como un crecimiento acelerado y controlado de tu empresa.
